地方公務員の相転移

仕事を行う上で、悩ましいのが書類の整理。

業務が重なってくると、書類もごちゃごちゃになって、何が何やら分からない。そんなときに限って、上司から「あれどうなってる？」と別のことを聞かれる。こうなるとパニック状態に。

私の場合、野口悠紀雄先生提唱の「超」整理法に出会ったことによって、そんな状態に陥ることを避けることが出来るようになりました。

「超」整理法の本の出版が１９９３年ですから、もう１６年もお世話になっています。本当に野口先生に感謝です。

「超」整理法については、もうご存じの方も多いかと思いますが、私の周りでもまだ知らないという人もいますので、簡単にやり方を書きますと、次のとおりです。

１　Ａ４の使用済み封筒を用意し、書類は、この封筒に入れて管理、保存します。封筒の左上に、中身が分かるよう日付と内容を書いておきます。ファイルに綴じ込む訳ではありませんので、暫定的なものでもかまいません。残業していたけど、急に帰らないといけなくなったとき、「○月○日机の上」という封筒を作って書類をまとめておき、翌朝その書類を机の上にひろげ、昨日の続きを始めるといったこともあります。

２　保存場所は、野口先生は、本棚の左から右側に並べておられるようですが、私は、机右下の引き出しに手前から奥に並べています（下の写真参照）。私の職場では、自分で管理保存出来るのは、自分の机の引き出しの中か、せいぜい机横のキャビネってくらいですので、この方法に落ち着いてます。この際、保存場所は１カ所に限定することがミソです。書類が行方不明になったとき、ここだけをさがせばいいからです。

３　書類の並べ方ですが、とにかく一番手前に入れていきます。前に作った封筒を引き出して使ったときも、戻すときは、元の場所ではなく、一番手前に入れます。こうしていくことで、封筒は使用した順に時間を軸として並んでいきます。

　以上が、「超」整理法の概要です。詳しくは中公新書から出ている「超」整理法を読んでみることを強くお勧めします。

　私にとって、非常に使い勝手いい、「超」整理法ですが、唯一欠点があります。それは、異動に伴う業務の引き継ぎのとき、封筒に入れたままでは引き継ぎづらいということです。まだまだ書類は、ファイルにして整理するというのが一般的ですので、引き継ぐ書類は、ファイルにする必要があります。

　、「超」整理法を実践されている皆さんで、この引き継ぎ問題についていい解決方法をご存じの方がいらっしゃいましたら、是非教えてください。